Casestudy:
Digitale Prozesse, Strukturen und Werkzeuge bis in die letzte Ecke!
Branche:
Öffentlicher Dienst
Techstack:
Java, React, JavaScript, ElasticSearch
Tools:
Atlassian Jira, Confluence
Art der Leistung:
Beratung, Projektmanagement und Umsetzungsunterstützung
Zusammenfassung
Mithilfe verschiedener Atlassian Tools, wie Confluence und Jira, wurde für einen öffentlichen Träger und ihre Partner eine Plattform zur digitalen, standortverteilten Zusammenarbeit geschaffen und in diesem Zuge das Projekt- und Prozessmanagement verbessert und standardisiert. Auf der Plattform können nun verschiedenste Projekte gemeinsam bearbeitet und dokumentiert werden, von der Entwicklung neuer Software, über fachliche Projekte hin zu internen Weiterentwicklungsprojekten.
In dieser Case Study präsentieren wir die von uns durchgeführten Maßnahmen zur Verbesserung und Standardisierung des Projekt- und Prozessmanagements. Unter Einsatz von Atlassian Tools wie Confluence und Jira haben wir eine Plattform zur digitalen, standortübergreifenden Zusammenarbeit geschaffen, die es ermöglicht, die zahlreichen, komplexen Projekte effizienter zu verwalten und zu steuern.
Unsere erste Aufgabe war es, den IST-Zustand der vorhandenen Projektstrukturen zu erfassen und zu analysieren. Durch die gründliche Untersuchung der verschiedenen Umweltinformationssysteme und der Arbeitsprozesse des Kunden erkannten wir die Notwendigkeit, eine vereinheitlichte Projektmanagementplattform zu etablieren. Diese Plattform sollte nicht nur eine verbesserte Übersichtlichkeit bieten, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den internen Mitarbeitern und externen Auftragnehmern optimieren.
Auf Basis unserer Analysen entwickelten wir ein einheitliches Vorgehenskonzept zur Projektabwicklung. Wir berieten den Kunden bei der Einführung von standardisierten Rollen- und Rechtekonzepten sowie bei der Auswahl geeigneter Werkzeuge für das Wissensmanagement, die Aufgabenverteilung sowie die Projektplanung. Unsere Empfehlungen umfassten den Einsatz von Atlassian Confluence für die Zusammenarbeit und Dokumentation sowie Jira für das Aufgabenmanagement, ergänzt durch weitere Tools wie Nextcloud und BitBucket.
Wir führten Confluence und Jira ein und passten diese an die spezifischen Kundenbedürfnisse an. Dazu gehörte die Entwicklung von maßgeschneiderten Templates für Projektdashboards und die Integration von Apps zur Optimierung der Projektarbeit. Ebenfalls wurde ein einheitliches Rollen- und Rechtekonzept über alle Projektbereiche hinweg implementiert, welches Datenschutzaspekte berücksichtigt und die heterogene Gesamtstruktur vereinheitlichte.
Nach der Implementierung führten wir regelmäßige Reviewrunden mit den Kernnutzern durch, um die Plattform kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dies beinhaltete die Einführung neuer App-Erweiterungen und die Vereinheitlichung von Strukturen, Prozessen und Inhalten auf der Plattform. Zudem entwickelten wir einen zentralen Hilfebereich, um die Nutzerakzeptanz und die Bedienbarkeit der Plattform zu erhöhen.
Ergebnis
Durch unsere konzipierten und umgesetzten Maßnahmen konnte der Kunde seine Projektabwicklung signifikant beschleunigen und transparenter gestalten. Die Einführung der Plattform und die damit verbundene Standardisierung der Projektstrukturen führten zu einer verbesserten Übersichtlichkeit und Effizienz in der Projektarbeit. Die Plattform hat zu einer erhöhten Akzeptanz der eingesetzten Werkzeuge geführt und die Nutzeranzahl stetig erhöht, was sich positiv auf die Projektabwicklung auswirkte.