Casestudy:
Wissensmanagement mit hauseigener Suchmaschine
Branche:
Öffentlicher Dienst, Forschungsberatung
Techstack:
Java, React, JavaScript, ElasticSearch
Tools:
GitLab, Atlassian Jira und Confluence
Art der Leistung:
Individualentwicklung mit Betrieb und Schulungen
Zusammenfassung
In dieser Case Study beschreiben wir, wie wir bei unserem Kunden ein fortschrittliches Wissensmanagementsystem implementierten. Unser Ziel war es, eine umfassende Lösung zu schaffen, die das Auffinden und Analysieren von Informationen effizient ermöglicht und durch den Einsatz modernster Technologien wie Elastic Search und Künstlicher Intelligenz die operative Effizienz signifikant steigert.
Zu Projektbeginn führten wir eine eingehende IST-Analyse durch und entwickelten gemeinsam mit den Mitarbeitenden des Kunden eine erste Version eines Wissensmanagementsystems. Diese erste Phase zielte darauf ab, ein System zu schaffen, das es ermöglicht, vorhandene Informationen optimal zu verwalten und für wissenschaftliche sowie administrative Anfragen effizient Lösungen wiederzufinden und zu analysieren. Das Verständnis für die bestehenden Prozesse und die Systemlandschaft des Kunden war hierbei entscheidend, um die Grundlage für eine maßgeschneiderte Lösung zu legen.
Während der Beratungsphase evaluierten und verglichen wir verschiedene technologische Lösungen und entschieden uns für eine Kombination aus Java und React für die Webanwendung sowie Python für prototypische KI-Modelle. Wir entwarfen eine Microservice-basierte Architektur, um eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit zu garantieren. Die zentrale Suchfunktion, entwickelt mit der Suchmaschinentechnologie Elastic Search, wurde als Kernstück des Systems identifiziert, um die Mitarbeitenden schnell und individuell bei ihren Anfragen zu unterstützen. Unsere Empfehlungen berücksichtigten stets die IT-Sicherheitsstandards des BSI-Grundschutzes und die vorhandenen Rollen- und Rechtekonzepte in den Datenquellen.
Die Implementierung umfasste den Aufbau des Wissensmanagementsystems mit Schnittstellen zu verschiedenen Datenquellen wie internen Fileservern, Dokumentenmanagementsystemen und spezifischen Webseiten. Das von uns entwickelte intuitive Frontend und die leistungsstarke Suchfunktionalität mit Elastic Search wurden realisiert, um die Bedürfnisse der Nutzer optimal zu erfüllen. In dieser Phase arbeiteten wir eng mit dem Kunden zusammen, um das System kontinuierlich anzupassen und die ersten Optimierungen durch KI-gestützte Ansätze zu implementieren.
Nach der erfolgreichen Einführung des Systems übernahmen wir die fortlaufende Betreuung und Weiterentwicklung. Die kontinuierliche Anpassung an neue Anforderungen und die Integration zusätzlicher Funktionen, einschließlich weiterer KI-Anwendungen und Filteroptionen, wurden durchgeführt. Zusätzlich führten wir Schulungen für die Mitarbeitenden des Kunden durch, um eine effiziente Nutzung des Systems zu sichern und dessen volles Potenzial auszuschöpfen.
Ergebnis
Durch das von uns entwickelte Wissensmanagementsystem konnte der Kunde seine Informationsverwaltung erheblich verbessern. Die Mitarbeitenden profitieren von schnelleren und präziseren Suchergebnissen, was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt. Durch die stetige Optimierung der Lösung stellen wir sicher, dass das System auch zukünftigen Anforderungen gewachsen ist und weiterhin einen erheblichen Mehrwert für die Mitarbeitenden des Kunden bietet.